RESOLUCIÓN 522 GUÍA CONTRATACIÓN
ASPECTOS GENERALES
Ámbito de Aplicación
- Aplica para contratos con recursos del Fondo de Servicios Educativos
- Contratos hasta 20 SMMLV: Régimen especial (esta guía)
- Contratos superiores a 20 SMMLV: Estatuto General de Contratación
Definiciones Clave
- Contrato: Acuerdo que genera obligaciones con cargo al FSE
- PAA: Plan Anual de Adquisiciones (debe publicarse antes del 31 de enero)
- SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública
Principios de Contratación
- Planeación: Estudios previos completos antes de iniciar
- Transparencia: Reglas claras y públicas
- Selección objetiva: Escoger la mejor propuesta sin favoritismos
- Economía: Uso eficiente de recursos públicos
- Responsabilidad: Quien maneja recursos responde por sus actos
ETAPAS DEL PROCESO
A. PLANEACIÓN
1. Plan Anual de Adquisiciones (PAA)
- Publicar antes del 31 de enero en SECOP
- Debe incluir: qué se necesita, cuánto cuesta, cuándo se comprará
2. Análisis del Sector
- Identificar necesidad y alternativas
- Investigar precios del mercado (mínimo 3 cotizaciones)
- Verificar proveedores disponibles
3. Estudio Previo
Debe contener:
- Justificación de la necesidad
- Descripción técnica del bien/servicio
- Valor estimado con CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)
- Plazo de ejecución
- Requisitos para los oferentes
B. MODALIDADES DE SELECCIÓN
1. Invitación Directa (hasta 20 SMMLV)
Se usa en casos especiales:
- Urgencia manifiesta
- Convenios interadministrativos
- Cuando no hay varios proveedores
- Arrendamiento de inmuebles
- Servicios profesionales (con autorización del Consejo Directivo)
2. Hasta 4 SMMLV
- Solicitar mínimo 3 ofertas privadas
- Seleccionar por menor precio
3. De 4 a 20 SMMLV
- Publicar invitación en web (mínimo 2 días hábiles)
- Recibir propuestas
- Evaluar por menor precio
4. Órdenes de Compra (hasta 1 SMMLV)
- Para compras pequeñas
- Requiere 2 cotizaciones mínimo
C. CONTRATACIÓN
Pasos obligatorios:
- Celebrar el contrato (documento firmado o orden de compra)
- Registro Presupuestal (RPC) – afecta definitivamente el presupuesto
- Designar supervisor – quien vigila el cumplimiento
- Aprobar garantías (si se exigieron)
- Acta de inicio – fecha de arranque del contrato
D. EJECUCIÓN
Funciones del Supervisor:
- Verificar cumplimiento de condiciones pactadas
- Presentar informes periódicos
- Rechazar productos/servicios que no cumplan
- Exigir al contratista pago de seguridad social
Modificaciones permitidas:
- Adición: Máximo 50% del valor inicial
- Prórroga: Ampliar plazo con justificación
- Suspensión: Por fuerza mayor o caso fortuito
E. LIQUIDACIÓN
Para contratos de tracto sucesivo:
- Elaborar acta final dentro de los plazos legales
- Declarar si hay saldos pendientes
- Confirmar que ambas partes quedan a paz y salvo
ASPECTOS LEGALES IMPORTANTES
Prohibiciones
- NO contratar en período electoral (4 meses antes de elecciones presidenciales)
- NO hacer «hechos cumplidos» (contratar sin CDP previo)
- NO contratar con inhabilitados (verificar antecedentes)
Inhabilidades e Incompatibilidades
No pueden contratar:
- Condenados por delitos contra la administración pública
- Con caducidad declarada (5 años)
- Servidores públicos en ejercicio
- Familiares de directivos (cónyuge, hasta 4° consanguinidad, 2° afinidad)
- Ex-empleados (2 años después del retiro)
Conflictos de Interés
- Debe declararse cuando existan intereses personales en el proceso
- Puede ser real, potencial o aparente
- Declarar ante superior inmediato
REQUISITOS HABILITANTES (ANEXO 2)
1. Capacidad Jurídica
- Cédula de ciudadanía
- Certificado de Cámara de Comercio (máximo 90 días)
- RUT actualizado
- Pagos al día en seguridad social
- Antecedentes: fiscales, disciplinarios, judiciales
2. Experiencia
- Certificaciones de contratos similares previos
- Según complejidad del objeto a contratar
3. Capacidad Financiera (opcional)
- Solo si se considera necesario según cuantía y complejidad
- Estados financieros
PUBLICIDAD Y CONTROL
Obligaciones de Publicación
- SECOP: Todos los procesos (régimen especial)
- Cartelera institucional: Relación mensual de contratos
- Rendición de cuentas: Presentación anual a comunidad educativa
Responsabilidad
Responden por sus actos:
- Ordenador del gasto (rector)
- Miembros del Consejo Directivo
- Supervisores
- Contratistas
Tipos de responsabilidad: Civil, penal, fiscal y disciplinaria
BUENAS PRÁCTICAS
- Planear con anticipación (PAA antes del 31 de enero)
- Documentar TODO en el expediente contractual
- Publicar oportunamente en SECOP (máximo 3 días hábiles)
- No usar CDP globales
- Fechar todos los documentos
- Supervisión permanente con informes escritos
- Archivar originales en carpeta del contrato
PROHIBICIONES ESPECIALES
- NO contratar cooperativas de trabajo asociado para tareas de planta
- NO reproducir contenido sin verificar copyright
- NO omitir publicación (transparencia obligatoria)